Come organizzare un trasloco aziendale

Organizzare un trasloco aziendale è sicuramente più impegnativo di quello che richiede un trasloco privato. Innanzitutto i mobili da spostare da un ufficio all’altro sono di dimensioni importanti, come scaffali, archivi, armadi e scrivanie, oltre a tutti i dispositivi tecnologici in uso nell’ufficio. Per questo motivo per traslocare un ufficio bisogna preventivare l’impiego di mezzi specializzati, oltre a pianificare passo per passo tutte la fasi del trasloco. Una volta smontati tutti i mobili, infatti, andranno rimontati nella nuova sede: è quindi essenziale che sia già chiaro il tipo di disposizione di tutti i componenti nel nuovo ufficio.

Trasloco aziendale: come programmare il trasloco dell’ufficio

Il trasloco aziendale ha una componente di fondamentale importanza che non deve mai essere sottovalutata: il tempo. Traslocare un ufficio deve essere un’operazione svolta nel minor tempo possibile, dal momento che le attività aziendali non possono fermarsi per un periodo troppo lungo. L’azienda deve tornare operativa senza disguidi, quindi la fase più importante del trasloco aziendale è quella della pianificazione. Il trasloco deve essere organizzato in ogni sua operazione, in modo da garantire un trasferimento rapido ed efficiente. Questa fase rende necessaria calcolo e stesura di tempi, costi, e numero preciso degli oggetti da spostare e deve essere molto più dettagliata di un trasloco privato. Per questo motivo, meglio accantonare l’idea che un trasloco aziendale possa affidarsi al trasloco fai-da-te. Per traslocare un ufficio, è necessario rivolgersi a ditte di trasloco specializzate, che nei loro preventivi riservino una voce particolare al trasloco aziendale. Insieme alla ditta di traslochi, sarà possibile pianificare il periodo in cui eseguire materialmente il trasloco, informarsi per quanto riguarda volture o attivazioni delle utenze, e stimare la quantità di materiale da trasportare con i relativi imballaggi. Inoltre, è importante considerare anche la nuova destinazione della sede aziendale, dal momento che potrebbero essere necessari dei permessi per l’occupazione di suolo pubblico in fase di trasloco.

Come scegliere la ditta di traslochi per cambiare ufficio

Scegliere la ditta di traslochi in grado di soddisfare tutte le esigenze di un trasloco aziendale è un passaggio fondamentale. Dato il gran numero di professionisti del settore, è una scelta che di primo acchito può essere parecchio complicata, soprattutto se è la prima volta che si decide di cambiare ufficio.
Per scegliere la ditta di traslochi più adatta alle proprie esigenze, innanzitutto non bisogna aver fretta di concludere il preventivo. È opportuno prendersi dei momenti per analizzare bene ogni proposta da parte dei professionisti che sceglierete, e di confrontare il modo di lavorare delle varie aziende per capire quello che fa al caso vostro. Inoltre è bene specificare fin da subito la presenza di materiale fragile, che potrebbe danneggiarsi facilmente. In questo modo verrà inserito nel preventivo l’imballaggio specifico per ogni pezzo fragile, in particolare accorgimenti come lo smontaggio, il trasporto di materiali particolari, e il montaggio.
Bisogna capire inoltre se si ha necessità di piattaforme esterne per il trasloco dell’ufficio. Essendo una voce che peserà parecchio sul preventivo finale, l’utilizzo di elevatori esterni deve essere ben ponderato in proporzione ai materiali fragili e ai macchinari di grosse dimensioni che dovrete trasportare. Rovinare attrezzature dell’ufficio infatti potrebbe venire a costare molto di più rispetto al noleggio di un elevatore. Una volta valutata la quantità di mobilio che si dovrà traslocare, le ditte di traslochi penseranno anche alle difficoltà logistiche che potrebbero incontrare durante lo spostamento dello stesso dopo lo smontaggio.
Rampe di scale troppo strette, scarsa accessibilità all’edificio dove ha sede il vecchio ufficio, quantità di oggetti da trasportare non creano certo problemi a una buona ditta di traslochi. Inoltre è opportuno capire quale sia la ditta più conveniente per trasporti a lunga distanza. Le varie aziende sono attrezzate con camion e mezzi specifici che permettono anche di realizzare il trasporto in un’unica soluzione, risparmiando lo stress di dover eseguire infiniti viaggi qualora si voglia operare da soli, ad esempio noleggiando un furgone. Questa tipologia di trasloco è sconsigliabile per un’azienda, a meno che non si abbia sempre operato in uno spazio di co-working dove non sarà necessario spostare alcun mobile.

Trasloco aziendale, il trasporto di materiale fragile e opere d’arte

Un aspetto che spesso manca ai traslochi privati, è proprio quello di organizzare il trasporto di materiale fragile, come ad esempio attrezzature particolari e dispositivi tecnologici. In questo frangente risulta necessario richiedere l’utilizzo di mezzi di trasporto adeguati, in modo da evitare incidenti di percorso e l’accidentale rottura dei materiali più delicati. Ogni ditta di trasporto ha a disposizione più mezzi con dotati di imbottiture specifiche, proprio per scongiurare sorprese sgradite. Computer e attrezzature tecnologiche, inoltre, non solo l’unica cosa cui si dovrebbe prestare attenzione. Spesso, soprattutto per imprese che lavorano nell’alta finanza, si richiede il trasporto di oggetti particolari come casseforti e opere d’arte. Anche questo tipo di trasporto presenta delle peculiarità da discutere in sede di preventivo con la ditta di fiducia. Per oggetti di questo tipo, e soprattutto oggetti di valore, è consigliabile stipulare sempre una polizza assicurativa.
In questo modo, qualsiasi danno accidentale ad apparecchiature tecniche, o pezzi da collezione, può essere facilmente ammortizzato. Durante il trasloco aziendale, è inoltre sempre consigliabile supervisionare il lavoro degli addetti ai traslochi.
Controllare che tutto si svolga correttamente, può essere d’aiuto ai professionisti che si occupano del trasferimento, soprattutto quando arriva il momento di trasportare gli oggetti più fragili o gli scatoloni che contengono documenti importanti e strumenti informatici. Una volta risolte tutte le problematiche logistiche e completato il trasferimento nel nuovo ufficio, l’impresa si occuperà anche di disimballare gli oggetti e di riporre tutto come richiesto dall’azienda.
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